Outlook Express与Outlook使用技巧26条
时间:2006-06-16 20:25:23 来源:本站搜集整理 作者:AllHot
转自：天极网
在国内，用户最多的电子邮件客户端软件除了FoxMail，就是Outlook或者Outlook Express。本刊2002年第5期和第6期已经介绍过FoxMail的使用技巧，下面将为您介绍Outlook和Outlook Express的各种技巧。
电子邮件是互联网应用最普遍、最主要的用途。有关的调查显示，68%的被调查者认为收发电子邮件是他们上网的主要目的。而Outlook和Outlook Express则无疑是最受欢迎的两个电子邮件客户端软件。虽然FoxMail也深受国人的喜爱，但Outlook和Outlook Express拥有的新闻组、安全邮件、IMAP邮件等功能都是FoxMail所没有的。
在介绍Outlook和Outlook Express的技巧之前，先说一下它们之间的区别。Outlook和Outlook Express虽然有许多共通之处，当一个系统内同时安装这两个软件时，它们甚至共用某些程序，但实际上，它们却有很大的不同。Outlook是微软Office套件的一个组件，属于商业软件。而Outlook Express是随Internet Explorer浏览器发布的一个附赠的电子邮件软件。
在功能上，Outlook Express没有Outlook 的日历、日程安排等商务功能，而Outlook则没有Outlook Express的新闻组功能，简单地说，Outlook Express更符合普通用户的需求，而Outlook是商务用户最佳的选择。
本文将首先介绍Outlook Express的技巧，并指出这些技巧是否适用于Outlook ，然后再介绍Outlook独有的技巧。另外，所有的技巧除特别注明，都以最新版本的Outlook 2002和Outlook Express 6为例。
此外，由于修改注册表和改动系统文件有可能产生不可预测的结果，所以在您使用下面介绍的技巧时，如果需要修改注册表或改动系统文件，请尽可能地事先备份您的注册表和系统文件。
Outlook Express 的使用技巧
1.设置
禁止启动画面
Outlook Express在启动时将显示一个启动画面（如图1），漂亮但不实用，如果您不希望再看到这个启动画面，可以去掉它。启动注册表编辑器，依次打开“HKEY_CURRENT_USER\Identities\{92943111-7C67-465E-9C87-DB6C3B744F13}\Software\Microsoft\Outlook Express\5.0”，然后在右边窗口中单击右键选择“新建|DWORD值”，输入名称“nosplash”。双击新建的“nosplash”值，在弹出的对话框中，把“数值数据”改为“1”，并确定存储。重新打开Outlook Express，那讨厌的启动画面就不再出现了，是否感觉打开的速度快多了？
图1 Outlook Express启动画面。
注意，“{92943111-7C67-465E-9C87-DB6C3B744F13}”这个值有可能不同，如果您没有通过Outlook Express的“文件”菜单的“标识”功能建立过新的标识，则Identities下只有这一项，如果建立过新的标识，则您的Outlook Express有几个标识，Identities下就有几项，在下面的技巧中如遇同样的字段将使用“[Identity]”替换。而且即使您使用的是Outlook Express 6.0，在注册表中显示的值依然是5.0。
2.设置
定制启动页面
Outlook Express启动后会显示一个Outlook Express的启动页面，显示收件箱和发件箱的新邮件数等基本上没有什么用处的信息，您可以在页面上选择“启动时直接转到收件箱”来加快收发邮件的速度。此外，您还可以通过编辑注册表定制自己的启动页面。
运行注册表编辑器，依次单击打开“User Key: HKEY_CURRENT_USER\Identities\[Identity]\ Software\Microsoft\Outlook Express\5.0”，然后在右边窗口中的空白区域单击右键，选择“新建|字符串值”，输入名称“FrontPagePath”。双击新建的“FrontPagePath”值，在弹出的对话框中，输入要设置为启动页面的网页地址或者硬盘上的文件路径，确定存储后，打开Outlook Express，您就看到自定义的启动页面了（如图2）。
图2 自定义的启动页面。
在Outlook 中您也可以进行这样的操作，但是要增加注册表值的位置需要改为“: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\
10.0\Outlook\Today”（注意，在Outlook其他版本中“10.0”要改为相应的版本号），值的名称改为“Url”可以定义启动页为一个网页，如果改为一个DWORD值“Disable”，并设置值为“1”，还可以移掉“Outlook今日”这一项。另外，Outlook允许您在“工具”菜单的“选项”对话框中的“首选参数”选项卡中，通过“电子邮件”选项来选择启动时转到什么位置。
3.设置
禁止自动启动MSN Messenger
有不少用户不使用Outlook Express，是由于每次运行都自动启动MSN Messenger，其实我们可以自己想办法不让它运行的。具体操作步骤是，先运行注册表编辑器，在注册表编辑器中依次单击左边窗口中的条目展开到“HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Outlook Express”，用鼠标右键单击右边的窗口，选择新建一个“DWORD值”，定义值名称为“Hide Messenger”，再双击新建立的值，修改为“2”，单击“确认”按钮退出注册表编辑器。以后，MSN Messenger就不会自动跑出来麻烦您了。
另外，您也可以通过注册表编辑器清空“HKEY_CLASSES_ROOT\CLSID\{FB7199AB-79BF-11d2-8D94-0000F875C541}\LocalServer32”中的内容来解决这一问题。如果在Windows XP中使用Windows Messenger（Windows Messenger和MSN Messenger是两个功能相似但各自独立的软件，适用于不同的操作系统，Windows Messenger只能用于Windows XP上），只需将Windows Messenger更新到最新版本，这样，就可以通过Outlook Express“工具”菜单中的“常规”选项卡中的选项避免Windows Messenger自动启动。
这个问题在Outlook中就相当简单了，只需在“工具”菜单中选择“选项”，然后在“选项”对话框中单击“其他”选项卡，在“即时消息”部分去掉“启用Microsoft Outlook即时消息”复选框的选中状态，然后单击“确定”退出Outlook，以后启动Outlook时，就不会自动运行MSN Messenger了。
4.设置
防止中文文字编码错误
在使用Outlook Express时，可能会发现有时收到的中文邮件为乱码。中文乱码产生的原因可能有很多种，但大部分的情况是由于接收或者发送邮件的客户端软件设置错误造成的。因此，为了避免您收到的邮件或者发出的邮件变成无法阅读的乱码，需要对客户端软件进行设置。
对于已经收到的乱码邮件，您可以在阅读时选择“查看|编码|简体中文”进行阅读。但要避免以后接收的邮件有乱码，您需要在Outlook Express主窗口中，选择“工具|选项”菜单项，从弹出的选项设置对话框中，单击“阅读”选项卡，再单击“字体”按钮，选择“简体中文（GB2312）”并把它设置为默认值（如图3），设置好后按“确定”按钮回到“阅读”对话框；单击“国际设置”按钮，选中“为接收的所有邮件使用默认的编码”，确定退出。以后您阅读中文邮件时就不会有乱码了。
图3 设置“简体中文”为默认值。
另外，为了避免发送的邮件有乱码，您还需要转到“发送”选项卡，单击“国际设置”按钮确认已经选择了“简体中文（GB2312）”为默认值发送编码。
在Outlook中，编码处理得比较好，所以一般都不会出现什么问题，但如果您的Outlook还是有问题，可以选择“工具”菜单中的“选项”，进入选项设置对话框中，选择“邮件格式”选项卡，单击“国际选项”按钮，在弹出的对话框中选中“自动选择待发邮件的编码”复选框，让Outlook决定应该使用什么编码发送，也可以不选择该复选框，而在下面的下拉菜单上选择“简体中文（GB2312）”。
5.应用
用“规则”来管理邮件
Outlook 和Outlook Express都支持一种名为“规则”的功能，能够在邮件到达时按照用户定义的规则将邮件移动到适当目录或者自动进行其他操作，可用于处理垃圾邮件和设置一些自动化的操作。
建立规则最简单的方法就是，打开一个您认为需要添加规则的邮件，然后在“邮件”菜单中选择“从邮件创建规则”（Outlook中是选择“动作”菜单中的“创建规则”），好处是当您选择规则的条件时，软件将自动按照当前邮件帮您进行设置。在弹出的“新建邮件规则”对话框中，在“选择规则条件”一栏中选中要使用的条件，然后再从“选择规则操作”一栏中选择要对符合条件的邮件进行什么操作，最后在“规则描述”中查看还有没有需要更改的地方（如图4），可自定义的部分将以蓝色的链接显示，单击链接就可以更改（在Outlook中将根据创建规则向导一步一步设置条件、操作）。
图4 新建邮件规则。
如果不从邮件开始创建规则，您还可以通过点击Outlook Express的“工具|规则”菜单选项来选择要创建的规则，在Outlook中可以从“工具”菜单中选择“规则向导”开始创建。
6.应用
将邮件地址自动添加到通讯簿
打开收到的邮件时，您可以用鼠标右键单击发信人名称，然后单击快捷菜单中的“添加到通讯簿”命令，将发信人地址添加到通讯簿（该操作等同于在“工具”菜单中选择“将发件人添加到通讯簿”）。对于回复邮件的收件人，您可以通过Outlook Express“工具”菜单上的“选项”命令，打开“发送”选项卡，选中其中的“自动将我的回复对象添加到通讯簿”选项（如图5），此后所有在通讯簿中没有记录的回复邮件的收件人地址，将被自动加到通讯薄中。
图5 将回复的邮件地址自动添加到通讯簿。
使用Outlook时您将无法自动添加邮件地址，只能在打开邮件或者预览时，在预览栏的顶端，用鼠标右键单击发信人名称，然后选择快捷菜单中的命令来完成。
7.应用
收发Hotmail的邮件
Outlook Express和 Outlook可以收发Hotmail的邮件，而且不只是Hotmail，其他如MSN等支持 DAV 协议的 HTTP 邮件账户，都可以使用Outlook或者Outlook Express来收发邮件。
具体使用非常简单，首先是设置账户，下面以Outlook为例简单介绍一下。打开Outlook并在“工具”菜单上单击“电子邮件账户”，选择“添加新电子邮件账户”（Outlook Express则在“工具”菜单上单击“账户”，选择“邮件”选项卡并单击“添加”按钮选择“邮件”），然后输入要显示的名称并单击“下一步”。 输入所使用的电子邮件到下一步，添加新电子邮件账户向导将让您选择接收邮件的方式，在下拉菜单中选择“HTTP”，此时接收方式选项的下面会多出一个选择账户所用的电子邮件服务器的下拉菜单，从里面选择Hotmail或者MSN，此时添加新电子邮件账户向导将自动为您填写好邮件服务器输入框中的内容，再单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，键入用户名和密码。通过选中“记住密码”复选框可让Outlook 记住密码，这意味着在每次访问该账户时不必再键入密码，这样在使用Hotmail这类经常需要同步的邮箱时比较方便，不过同时也意味着该账户很容易受到使用您计算机的其他攻击。
注意，上面介绍的方法是在还没有设置过用户的Outlook上设置的步骤。如果已经存在其他邮件账户，设置的步骤就有些不同，即在选择“添加新电子邮件账户”后，选择“服务器类型”，选择“HTTP”后的下一步是要求输入用户的名称、邮件地址、用户名、密码，然后从下拉菜单中选择HTTP邮件服务商，可选择Hotmail或者MSN，选择后向导将自动为您填写好邮件服务器输入框中的内容，再单击“下一步”按钮即可完成设置。
设置完毕后，在您的Outlook窗口左边的“文件夹”列表框中，会多出一个“Hotmail”文件夹，如果是Outlook Express，文件夹上会有一个MSN图标。单击该文件夹，会弹出一个显示“此账号目前没有任何可显示的文件夹。要现在查看可用文件夹的列表吗？”的对话框，单击“是”，Outlook就开始从您的Hotmail账户中下载所有可用的文件夹及文件夹中的邮件。当下载完成后，Outlook 的“文件夹”列表框中的“Hotmail”文件夹下会多出几个收件箱、发件箱等子文件夹（如图6）。
图6 “Hotmail”文件夹。
现在您已经可以在Outlook上接收、阅读Hotmail的邮件了，但在发送邮件时，如果您的Outlook中设置了多个账户，还要在发信人地址下拉列表中选择您的Hotmail邮箱地址，Outlook才会使用它作为发件人地址。
8.应用
密件抄送功能
很多人希望在将一封邮件发送给多个收件人时，他们互相看不到其他收件人的电子邮件地址。实际上Outlook Express和Outlook都支持该功能，通过点击“密件抄送”按钮就可以实现。在Outlook Express和Outlook中写邮件时，单击“收件人”或者“抄送”按钮，打开“选择姓名”对话框，您就可以看见“密件抄送”按钮了。此外，在Outlook中您还可以从“视图”菜单中选择“密件抄送”，使写邮件的窗口中显示一个“密件抄送”按钮。在Outlook Express中，从“查看”菜单中选择“所有文件标头”就能看到“密件抄送”按钮。
9.应用
拆分大容量邮件
在Outlook Express中内置分割功能来实现拆分大容量邮件，具体操作方法是，在邮件收发界面中，单击“工具|账户”菜单选项，然后选择“属性”，在“属性”对话框中选择“高级”选项卡，选择“发送”下的拆分邮件并输入拆分的最小单位（如图7），这样就可以实现在发送大容量信件时分割发送的功能。
图7 拆分大容量邮件。
在接收被拆分的大容量邮件时，Outlook Express将自动把它们合并起来。另外，Outlook Express还提供了手工合并的方法，在邮箱中将分割后的几个邮件全部选中后，再选择“邮件”菜单中的“组合并解码”，Outlook Express将对邮件进行合并解码，成功后它会显示在独立的窗口中，若要保存合并后的邮件，则单击“文件”菜单，然后选择“另存为”即可。
10.应用
跟踪邮件
在Outlook Express收到的邮件或新闻组中，您可以跟踪一个您特别感兴趣的对话或者一次讨论过程中的邮件。在收件箱中选定要跟踪对话所在的邮件，然后在“邮件”菜单中单击“跟踪对话”，Outlook Express会自动建议您打开邮件列表中的“跟踪/忽略”列，与所跟踪对话相关的所有邮件旁都会显示跟踪图标。
另外，如果您感觉光是多了个图标还不足以帮助您将这些邮件同其他邮件区分开来，还可以自定义被跟踪邮件的颜色，以使它们更突出。设置的方法是，在“工具”菜单中单击“选项”，然后在“阅读”选项卡中，从“突出显示被跟踪的邮件”行后面的下拉菜单中选择。
对于发送的邮件，您可以通过回执功能跟踪收件人是否已经收到该邮件，从而准确高效地将邮件发送给收件人。其具体的实现步骤是，首先在Outlook Express中选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“回执”选项卡，选中“对所有发送的邮件都要求提供阅读回执”（如图8），这样，以后您的朋友收到您的邮件时，只要他使用的电子邮件客户端软件支持回执功能，您就会收到一个对方已经阅读的回执。当然，是否提供回执控制权在对方手中，正如您在“回执”选项卡上所看到的，您也可以定义Outlook Express是否在阅读邮件时“总是发送响应”、“从不发送响应”和“询问后发送响应”发送人要求的回执。
图8 通过回执跟踪邮件。
在Outlook中您不能够使用Outlook Express的跟踪对话功能，但回执功能是支持的，只是设置的位置不同，您需要在“工具”菜单中选择“选项”，然后按“电子邮件选项”按钮，再按“跟踪选项”按钮进行设置。
11.应用
将邮件及其回复组合在一起
当有很多人加入到邮件和新闻对话中时，要找到对特定邮件的回复是很困难的。您可以将Outlook Express设置为使邮件的回复组合于原始邮件之下，然后您可以选择只查看原始邮件，或原始邮件及对它的所有回复。
设置的方法是，在“收件箱”或新闻组中，单击“查看”菜单并指向“当前视图”，然后选定“按对话分组邮件”（如图9）。要展开所有邮件的对话，请单击“工具|选项”，单击“阅读”选项卡，然后选中“自动展开组合邮件”复选框，这样原始邮件将和回复邮件组合在一起。阅读时您可以双击邮件边上的减号“-”或加号“ ”来控制只显示原始邮件还是显示所有邮件。
图9 按对话分组邮件。
在Outlook中没有该选项，但您可以通过自定义当前视图功能达到类似的目的，具体可参考后面Outlook技巧中的相关内容。
12.应用
安全邮件
Outlook Express与Outlook 可以很好地支持安全邮件的接收和发送。使用安全邮件，当您发送邮件时，可使用数字证书对邮件进行数字签名，数字签名除了能让您确认邮件的真实性即邮件确实来自某发件人、且在传输过程中未被篡改过以外，还能够对邮件进行加密，当邮件发送到收件方，将可以确保只有拥有相对应的私人密钥的收件人才能够阅读邮件，从而保证了邮件不会被第三者所阅读。下面将详细介绍Outlook Express中的安全邮件收发功能。
首先，要使用安全邮件技术的用户需要为自己申请一个数字证书，目前网上有许多证书发行机构，在微软推荐的第三方的权威证书发行机构中，VeriSign是最有名的，它在国内也有代理商（www.itrus.com.cn），可以为您提供60天免费测试的服务，也有另外的免费服务（www.thawte.com）。获得数字证书后，点击Outlook Express的“工具”菜单，从中选择“账户”，在弹出的“Internet账户”窗口中选择“邮件”选项卡，选择需要设置数字证书的电子邮件地址后点击“属性”按钮，在弹出的邮件属性对话框中点击“安全”选项卡，分别单击“签署证书”与“加密首选项”中的“选择”按钮，在可选证书中选择准备用于该电子邮件地址的数字证书。
设置好数字证书之后，就可以使用Outlook Express接收和发送安全邮件了。如果希望您的联系人能够给您发送加密邮件，那么用户需要将自己的数字证书发送给联系人，主要是其公开密钥部分。这可以通过给联系人发送一个使用了数字签名的电子邮件实现，当联系人使用Outlook Express或者其他支持安全邮件的客户端软件收到使用数字签名的邮件时，会自动将对方的数字证书增加到证书管理器中，然后当用户向该证书所标识的电子邮件地址发送加密邮件时，使用该证书的公共密钥加密邮件内容。同样的道理，如果希望向联系人发送加密邮件，那么用户也需要有联系人的数字证书。
发送数字签名邮件的用户，只需在设置好数字证书以后，在创建邮件时点击上方工具栏上的签名图标，或者点击Outlook Express的“工具|选项”，在选项设置中单击“安全”选项卡设置数字证名时，选中“在所有待发邮件中添加数字签名”选项，使所有发出的电子邮件中都使用数字签名。
当Outlook Express阅读一封安全邮件时，Outlook Express将首先显示安全邮件帮助页面（如图10），一个安全邮件可能出现的任何问题都在该页面上做出了详细描述，如果该安全邮件存在问题，信息之中可能出现“安全警告”之类的字样，告知用户该邮件已被篡改或并非来自真正的发件人。
图10 安全邮件帮助页面。
用鼠标右键单击邮件，选择“属性”，在邮件的属性窗口中的“安全”选项卡下，可查看发件人签署数字签名时所使用的数字证书所对应的电子邮件地址，以及证书的状态、加密时所使用的数字证书、加密的算法等相关信息。而读取加密邮件的用户将需要使用与加密邮件所使用的公共密钥相对应的私人密钥对邮件进行解密，所以，用户需要使用已经安装并设置好数字证书的计算机阅读加密邮件。此时，如果Outlook Express中已经存在该私人密钥，将自动弹出对话窗口提示，用户只需点击“确认”即可阅读邮件。
在Outlook 中，安全邮件的使用方法与Outlook Express没有太大的差异，惟一不同的是Outlook 有关的设置需要通过“工具|选项”命令，在选项对话框的“安全”选项卡中进行设置。
13.安全与管理
打开被禁止存取的附件
收到的附件不能够存取，只看到文件名称，但文件名称是灰色的，不能够访问。这可能是最近Outlook Express遇到最多的问题，很多用户都在抱怨安装Internet Explorer 6.0浏览器的SP1修复软件后就出现这个问题，其实，原因很简单，只是因为SP1修复包改动了您的安全设置。
要解决这一问题非常简单，您只需要通过“工具”菜单的“选项”对话框中的“安全”选项卡，去掉被选中的“不允许保存或打开可能有病毒的附件”复选框，然后单击“确认”关闭对话框，关掉Outlook Express并重新打开，原来不能够访问的附件就都可以正常访问了。
14.安全与管理
设置与破解密码
如果在多人使用的计算机上用 Outlook Express，最好还是每人建立一个标识，各自设置自己的密码会比较方便，使用时只要切换到自己的标识，就不会受其他账户的影响，也避免了其他人用您的邮箱给别人发信。
不论是增加标识还是设置密码，都可以通过单击“文件|标识”，选择“管理标识”来实现。如果要设置密码，可以在新建标识时选中“需要密码”复选框（如图11）。如果是为已经建立好的标识设置密码，可单击该标识，并单击“属性”按钮，再选中“需要密码”复选框，然后在弹出的“输入密码”对话框中输入并确认自己要设置的密码就可以了。
图11 设置密码。
密码设置好后，单击“文件”菜单，选择“切换标识”，在“切换标识”对话框中单击“注销标识”按钮，则以后每次使用该标识时都需要输入密码。
如果不小心把Outlook Express标识的密码忘记了怎么办？当您使用Windows 98/Me时，只要一个小技巧就可以帮您打开自己忘记密码的邮件。在“控制面板”中双击“用户”图标，如果系统还没有允许多用户，就通过“允许多用户设置”向导进行设置，添加一个新用户。如果系统内原来就允许了多用户，可以直接添加一个新用户。然后注销当前用户，使用另外的用户登录。再打开Outlook Express看看，这时所有的密码设置都报废了。
不必奇怪为什么Outlook Express的标识功能如此不安全，要想让您的Outlook Express真正做到只有您自己才能够阅读，惟一的办法是使用Windows XP这类基于WinNT内核的操作系统并使用NTFS分区格式，然后将Outlook Express数据文件所在目录通过鼠标右键选择“属性”并单击“高级”按钮，在“高级属性”对话框中选择将数据加密，否则即使标识能够帮助您保护账户，也无法保护您的数据文件不被读取。
在Outlook 中要保护账户的安全比较容易，您可以通过“工具”菜单的“选项”命令打开“选项”对话框，选择“邮件设置”选项卡并单击“数据文件”按钮，在“Outlook 数据文件”对话框中选中您自己的账户所使用的数据文件，然后单击旁边的“更改”按钮，就可以指定访问该数据文件对应的账户所需要使用的密码和将数据加密。
15.安全与管理
改变数据文件的位置
默认情况下，Outlook Express邮件的保存位置是“Application Data”目录，该目录在Windows 98/Me等系统下位于Windows目录，在Windows XP等系统下位于“Documents and Settings”目录。很明显，在重装系统时这两个目录都会受影响。要移动它的位置，您首先在Outlook Express中单击“工具|选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“维护”选项卡，单击“存储文件夹”按钮，在弹出的“存储位置”窗口中找到并记住邮件存放的具体位置（如图12）。关闭Outlook Express，然后将该目录拷贝到您希望放置的目录，再进入Outlook Express，在刚才查看“存储位置”的窗口单击“更改”按钮，指定存储位置到您指定的目录，单击“确定”按钮即可完成改变邮件存放位置的工作。
图12 寻找邮件存放的具体位置。
在以后需要重装系统时，您就不需要备份邮件了，装完系统后再次进入刚才改变目录的选项更改“存储位置”到您指定的目录就可以了。
除了邮件，通讯簿也是Outlook Express中一个需要备份的关键。Outlook Express的通讯簿文件保存在“Application Data”目录下的“Microsoft”目录的“Address Book”中，上面您已经找到了“Application Data”目录的位置，现在找出“Address Book”目录将它拷贝到您想放置的地方即可。
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ WAB\WAB4\Wab File Name”，然后在右边窗口中双击“（默认）”值，在弹出的对话框中，输入您自定义的目录途径，确定存储即可。同样，重新安装操作系统后，再次按照上述步骤修改注册表恢复。
在Outlook中改变数据文件存放位置的方法与Outlook Express的差异比较大，将在Outlook技巧中另外介绍。
16.安全与管理
备份、恢复数据与设置
通过改变Outlook Express数据文件的位置，已经很清楚Outlook Express将邮件和通讯簿存放在什么位置，要备份就很简单了。如果您只需要备份单个邮件，选中该邮件，然后选择Outlook Express“文件”菜单上的“另存为”命令存储成一个“eml”文件即可（选中邮件直接用鼠标拖到文件目录中也可以）。另外，Outlook Express的账户设置在注册表中，不能改变位置，所以这里有必要再说明一下如何备份邮件账户的设置。
要备份账户信息，您可以在“工具”菜单上选择“账户”，然后在“账户”对话框中选择“邮件”选项卡，选中您的邮件账户，再单击旁边的“导出”按钮将账户信息导出成为一个“iaf”文件，在需要恢复时可通过“导入”按钮恢复。另外，您也可以通过导出注册表中的“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Internet Account Manager\Accounts”的内容来备份。
此外，如果您更喜欢通过第三方软件来解决问题，可以使用www.genie-soft.com上的 Outlook Express Backup 软件，这是一个专为Outlook Express 所设计的备份工具。它可以将您的 Outlook Express 中所有邮箱、通讯簿、邮件规则及新闻群组备份起来，还能够将Internet Explorer 浏览器的书签进行备份，备份的资料甚至还可以储存成一个自解压的“exe”可运行程序，在恢复时只需要直接执行即可选择您要恢复的数据。
有关在Outlook中备份和恢复数据文件与设置的方法与Outlook Express的差异比较大，将在Outlook 技巧中另外介绍。
17.安全与管理
禁止邮件中自动弹出的窗口
一些垃圾邮件或者病毒邮件会通过自动弹出的窗口来调用互联网上的其他网页，为了安全，我们有必要禁止它们这样做。一般自动开启浏览器的邮件是使用了JavaScript的功能，所以，如果禁止JavaScript的运行就可以实现您的要求，如果能同时禁止其他脚本的运行，更可以达到预防大部分邮件病毒的目的。
首先，在Outlook Express中单击“工具｜选项”，选择“安全”选项卡，在“选择要使用的Internet Explorer安全区域”中选中“受限站点区域”（如图13），单击“确定”完成Outlook Express的设置。
图13 设置禁止邮件中自动弹出窗口。
再点击“开始|设置|控制面板”，双击“Internet”，选择“安全”选项卡，单击“请为不同区域的WEB内容指定安全设置”中的“受限站点”，点击“该区域的安全级别”中的“自定义级别”，在“重置自定义设置”中的“重置为”下拉菜单选择“安全级-高”，单击“重置”，然后把“标记为可安全执行脚本的ActiveX执行脚本”设置为“禁止”，单击“确认”，完成整个设置。现在没有什么脚本能够给您带来麻烦了。
在Outlook 中该技巧同样适用，但在Outlook 上的安全设置方法稍有不同，设置安全区域的选项位于“安全”选项卡的“安全内容”当中。
18.设置
最小化在系统托盘上
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences”，然后在窗口右边空白区域单击鼠标右键，选择“新建|DWORD值”，输入名称“MinToTray”。双击新建的“MinToTray”值，在弹出的对话框中，把“数值数据”改为“1”（如图14），并确定存储。重新打开Outlook，选择最小化时它将以图标方式显示在系统托盘上。但需要记住，这种方法只可以在Office XP中的Outlook 2002上实现。
图14 将Outlook最小化在系统托盘上。
19.设置
个性化收件箱和其他视图
在Outlook中您可以通过“组织”功能对收件箱进行个性化设置，您可以通过给电子邮件着色，让不同发送人的邮件以不同的颜色显示，这样您就能很方便地知道有没有重要的邮件和收到的邮件都是来自哪些人。此外，您还可以轻松修改收件箱的视图，设置电子邮件的字体和颜色。甚至还可以通过自定义的方式增加收件箱的显示资料字段，例如增加一个邮件年龄的字段来方便自己整理收件箱时知道哪些邮件已经可以删除（如图15）。
图15 个性化收件箱视图。
如果您想给电子邮件着色，可以选择“工具”菜单上的“组织”功能，在当前窗口内激活组织所在Outlook文件夹的窗格。例如您先单击进入“收件箱”，然后选择“组织”，将显示“组织收件箱”窗格。单击“使用颜色”链接，您可以指定对特定的“发件人”或者“收件人”应该用什么颜色来显示其邮件。
如果您想要修改收件箱的视图，例如设置显示邮件的字体，可以进入“收件箱”，然后选择“视图|当前视图|自定义当前视图”，在出现的“查看摘要”对话框中，单击“自动设置格式”按钮，显示“自动设置格式”对话框，再单击“添加|条件”，显示“过滤器”对话框，在“高级”选项卡中选择“字段|日期/时间|接收时间”，在“条件”列表中，选择“昨天|添加到列表”，然后单击“确定”以关闭“过滤器”对话框，返回到“自动设置格式”对话框，再单击“字体”，选择您的字体首选项，然后单击“确定”按钮，在“名称”框中，键入适当的名称后单击“确定”，名称将作为“当前视图”列表中的一个选项显示。设置后，“收件箱”中头一天收到的电子邮件就会按照您的设置显示。另外，您可以通过上面的步骤分别为当天和其他的邮件指定显示的方式。
下面，我们将在Outlook的收件箱中添加一个显示邮件年龄的字段。在“收件箱”中用鼠标右键单击列标题栏，并选择快捷菜单上的“字段选择器”，在“字段选择器”窗口中单击“新建”，在“新建字段”对话框的“类型”列表中，单击“公式”，然后在“公式”框中，键入“DateDiff("h",[接收时间],Now())”。在“名称”字段中输入此公式的名称，比如“邮件龄期”，然后单击“确定”按钮。
此时，将回到“字段选择器”窗口中，并且在列表中显示着您刚才定义的字段“邮件龄期”。用鼠标把该字段拖到列标题栏，将其放在“接收时间”和“主题”之间，然后用鼠标右键单击列标题栏，选择“设置列格式”。在“设置列格式”对话框中，“邮件龄期”字段在“可用字段”列表中（如图16），单击“邮件龄期”并且在“公式”框中输入“：DateDiff("d",[接收时间],Now()) & " 天( " & DateDiff("h",[接收时间],Now()) & "小时)"”，单击“确定”按钮，您就可以看到“收件箱”中的每一封邮件都会显示出各自的年龄了。
图16 设置邮件龄期。
20.应用
撤回或更换已发出的邮件
长期使用电子邮件，难免有发错邮件的时候。如果您正在使用Outlook，可以试一下将邮件追回或者使用正确的邮件更换。这一功能有几条重要的限制条件，首先对方所用的邮件服务器必须使用Exchange服务器系统，另外，收件人也必须使用Outlook并且您发出的邮件还没有被阅读。尽管有这么多限制，但它的确有效，而且除此以外，您也没有其他方法可以撤回错误的邮件。
为了撤回或更换已发出的邮件，您需要到“已发送的邮件”文件夹中打开该邮件。在邮件窗口中，选择“动作”菜单中的“撤回该邮件”。接下来，根据您的需要在弹出的对话框中选择“删除该邮件的未读副本”或者“删除未读副本并用新邮件替换”（如图17）。如果您选择用新邮件替换，选“确定”后将出现写新邮件的窗口。为了了解删除或替换操作是否顺利完成，您还应该把“告诉我对每个收件人的撤回操作是成功还是失败”的复选框选上。
图17 撤回已发出的邮件。
21.安全与管理
改变数据文件的位置
要转移Outlook数据文件的位置以便在重装系统时恢复，可以先在Outlook的“工具”菜单上选择“选项”，在“选项”对话框中选择“邮件设置”选项卡，单击“数据文件”按钮查看并记住Outlook的数据文件存放的位置（如图18）。然后在Outlook关闭的情况下将PST数据文件移到您想放置的地方。
图18 查找数据文件存放的位置。
再次启动Outlook，您会看到Outlook弹出一条信息，告诉您无法找到PST文件。选择“确定”后它会出现一个“创建／打开”的对话框，这时您就可以浏览并选中您刚才转移过的PST文件。选择后，Outlook再次报告一个错误，然后在您确认后关闭。再一次打开Outlook，您就会发现它已经恢复正常，并且查看数据文件位置时已经是您指定的位置了。在需要恢复的时候可以先设置或恢复邮件账户，然后再将数据文件设定到指定位置就可以了。
要改变通讯簿的位置比较容易，您只需进入“工具”菜单的“电子邮件账户”对话框，选择“目录”部分的“查看或更改现有目录或通讯簿”，进入下一步，您会看到一个显示当前通讯簿的文字框，选择要移动的通讯簿并单击旁边的“更改”按钮，您就可以浏览并选择自己的通讯簿文件了，在需要恢复时只需要进来重新设置一下就可以了。如果单击“更改”按钮显示的不是通讯簿文件的路径，而是一个“Outlook通讯簿”的对话框，那么您的电子邮件是保存在Outlook数据库文件中的“联系人”上的，而不是一个单独的通讯簿文件，不需要另外处理。
22.安全与管理
备份、恢复数据与设置
通过上面改变Outlook数据文件的位置，您已经清楚数据文件存放的位置，可以将文件拷贝过来进行备份，但是建议您在备份的时候，将“PST”数据文件所在目录的所有文件都进行备份，因为里面还有许多文件是用于记录您在Outlook中的自定义设置的。需要恢复时您可以将文件拷贝回去，如果是要恢复到另外一台机器上，可以通过Outlook“文件”菜单上的“导人与导出”功能进行。
另外，通讯簿方面，通过上面改变Outlook数据文件的位置，您可以知道您使用的是有独立文件的个人通讯簿还是Outlook的联系人通讯簿，如果是个人通讯簿，您可以拷贝通讯簿的文件进行备份；如果是“联系人”，您可以通过选中Outlook的“联系人”，然后选择“文件”菜单的“导人和导出”来导出成为一个“PST”数据文件。
不过需要注意，如果使用“PST”数据文件恢复“联系人”，恢复时还需要在“Outlook通讯簿”的对话框中将原有的通讯簿删除，恢复后再用鼠标右键点击Outlook窗口中的“联系人”，选择属性，转到“Outlook通讯簿”选项卡，选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”的复选框（如图19），否则虽然您还可以使用通讯簿，但每次打开通讯簿，Outlook都会报告一个错误。
图19 恢复“联系人”。
至于电子邮件账户，在Outlook中，您无法使用Outlook Express的方法将其导出成备份文件，但您可以通过注册表来实现。运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook”，单击条目的名称“Outlook”，然后选择“注册表”菜单中的“导出注册表选项”，将该条目下的所有内容存为一个“.reg”文件。在需要的时候您可以通过双击该文件导入注册表，恢复您在Outlook中的电子邮件账户设置。
注意，上面的方法适用于Windows 98/Me操作系统。如果您使用的是Windows XP之类以Windows NT为核心的操作系统的话，那么您应该导出注册表中“HKEY_ CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook”的内容。
另外，如果您喜欢用第三方软件解决问题，www.genie-soft.com也有一个 Outlook Backup 软件，专为 Outlook 备份而设计。还有，微软也提供了一个插件，让您备份“PST”数据文件，该文件的下载地址和说明位于“http://office.microsoft.com/china/downloads/2002/pfbackup.aspx”，这是一个适用于Outlook 2002/2000 的加载项，可以备份所有“PST”数据文件。但是需要注意，使用中文操作系统配合英语版 Office 的用户，将不能使用该插件。
23.安全与管理
打开被禁止存取的附件
在使用Outlook 的过程中，您会发现，一些附件无法被存取，软件会显示“Outlook禁止存取下列可能不安全的文件：（附件名称）”。这是因为您邮件中附件扩展名属于Outlook 安全管制列表内的种类，例如.com、.exe、.bat、.vbs，Outlook 为防止病毒感染，因而禁止您存取此类附件。但实际上，附件已经在您的机器上，只是Outlook不允许您存取。
如果确认附件是安全的，您可以依您的需要将安全管制列表进行调整。最方便的方法是，下载并安装“http://www.microsoft.com/taiwan/support/content/7240-4.zip”这个ZIP文件。安装后，在Outlook“工具”菜单中打开“选项”对话框，就会发现多出了一个“Attachment Security Options”选项卡（如图20），在该选项卡中您可以方便地把您想存取的扩展名由管制列表中移出。确定后关闭并重新启动Outlook，您就可以看见要存取的文件了。
图20 调整安全管制列表。
当然，不想或者没有下载文件的条件，那么您可以通过编辑注册表来实现。运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Security”，然后在窗口右边空白区域单击鼠标右键，选择“新建|字符串值”，输入名称“Level1Remove”。双击新建的“Level1Remove”值，在弹出的对话框中，输入要允许存取的文件类型扩展名，如果需要允许多种文件类型，可输入多个扩展名，两个扩展名之间以分号分割，确定存储，打开Outlook，您需要的附件就可以存取了。
24.安全与管理
用纯文本方式阅读邮件
如果您已经将所使用的Office XP 更新到 SP1或者 SP2，那么您可以使用Outlook新增加的一个功能，那就是将所有没有使用数字签名确认安全的邮件都使用纯文本方式阅读。这样，即使有人给您发一个带病毒的HTML邮件也对您无害了。
在“工具”菜单“选项”对话框的“其他”选项卡中单击“高级选项”按钮，然后在高级选项中单击“Com加载项”按钮，添加“http://ntbugtraq.ntadvice.com/download/Nohtml.zip”的禁止HTML邮件安全插件（如图21）。您可以选择以插件方式实现还是以下面将介绍的修改注册表方式实现。
图21 添加加载项。
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Outlook\Options\Mail”，然后在窗口中右边空白区域单击鼠标右键，选择“新建|DWORD值”，输入名称“ReadAsPlain”。双击新建的“ReadAsPlain”值，在弹出的对话框中输入“1”，确定存储后，Outlook用户将以纯文本方式阅读HTML邮件了。
25.安全与管理
改变打开附件时的缓存目录
当您在Outlook中打开一个附件，它默认被存放在一个目录中，不少Outlook的病毒利用的就是这一点，因为这个目录是固定的。要避免可能发生的危险，您可以改变默认缓存目录的位置。
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Outlook\Security”（注意在Outlook其他版本也可以使用该技巧，但当中的“10.0”应该改为相应的版本号），然后，在窗口右边的空白区域上单击鼠标右键，选择“新建|字符串值”，并输入名称“OutlookSecureTempFolder”。双击新建的“OutlookSecureTempFolder”值，在弹出的对话框中输入要存放的路径，确定存储后，再次打开Outlook即可生效。
26.安全与管理
修复PST文件和OST文件
如果您使用Outlook时，遇到“不能展开文件夹”、“不能打开文件夹集”、“在文件Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst 中可能检测到错误”之类的提示，那么您的PST数据文件可能已经损坏。此时，Outlook 中包含的一个工具可以修复这些文件，而不用急于使用备份副本恢复。该工具为收件箱修复工具，是在您安装 Outlook 时安装到硬盘上的。
首先，您需要关闭Outlook，然后在硬盘上搜索一个名为“scanpst.exe”的文件，该文件应该位于“drive:\Program Files\Common Files\System\Mapi\”的目录下，但是具体的子目录名称由于在不同的系统有不同的定义，所以您还是应该搜索一下。
找到后运行该程序，在“输入所要扫描的文件名”框中，输入错误信息中给出的路径和文件名。如果您希望使用“浏览”按钮找到该文件，那么还需要先通过“开始|设置”中的“文件夹选项”设置显示隐藏文件。设置好要修复的文件后，单击“开始”扫描文件（如图22），扫描完成后选择“修复前先备份将被扫描的文件”复选框并单击“修复”。如果文件修复成功，您将看到“修复完毕”的信息。如果收件箱修复工具不能修复该文件，则需要使用文件的备份。
如果错误提示显示的是一个“OST”文件错误，那么您也可以使用您安装 Outlook 时安装到硬盘上的OST 集成工具修复，“OST”文件只是脱机文件夹的数据文件，问题不太大。有时候您也许能打开脱机文件夹，但却一直有同步错误信息。这种现象会发生在单个电子邮件损坏，而同步处理无法纠正的情况下。您可使用OST 集成工具修复受损的邮件或移走这些邮件，从而可以成功地实现同步。如果该工具不能彻底解决问题，您还可以禁用该“OST”文件并新建一个“OST”文件。
OST 集成工具是一个名叫“scanost.exe”的程序，运行该程序，单击“扫描所有文件夹”或“选择要扫描的文件夹”。如果单击“扫描所有文件夹”，则扫描过程可能需要花几分钟的时间。选择“修复错误”复选框，单击“开始扫描”。扫描和修复过程中执行的操作详情作为邮件保存在Outlook“已删除的邮件”文件夹中，其主题为“OST 完整性检查”。
图22 扫描文件。
如果OST 集成工具无法修复，您还可禁用它并新建一个文件。在Outlook“工具”菜单上，单击“电子邮件账户”，单击“查看或更改现有电子邮件账户”，然后单击“下一步”。在列表中，单击“Microsoft Exchange Server”，然后单击“更改”。单击“其他设置”并选择“高级”选项卡，然后单击“脱机文件夹配置”。单击“禁止使用脱机功能”，在“文件”框中，输入您要用作新的“OST”文件的路径。默认的文件名为outlook.ost。如果该文件名已存在，系统会提示您输入一个新文件名。
在国内，用户最多的电子邮件客户端软件除了FoxMail，就是Outlook或者Outlook Express。本刊2002年第5期和第6期已经介绍过FoxMail的使用技巧，下面将为您介绍Outlook和Outlook Express的各种技巧。
电子邮件是互联网应用最普遍、最主要的用途。有关的调查显示，68%的被调查者认为收发电子邮件是他们上网的主要目的。而Outlook和Outlook Express则无疑是最受欢迎的两个电子邮件客户端软件。虽然FoxMail也深受国人的喜爱，但Outlook和Outlook Express拥有的新闻组、安全邮件、IMAP邮件等功能都是FoxMail所没有的。
在介绍Outlook和Outlook Express的技巧之前，先说一下它们之间的区别。Outlook和Outlook Express虽然有许多共通之处，当一个系统内同时安装这两个软件时，它们甚至共用某些程序，但实际上，它们却有很大的不同。Outlook是微软Office套件的一个组件，属于商业软件。而Outlook Express是随Internet Explorer浏览器发布的一个附赠的电子邮件软件。
在功能上，Outlook Express没有Outlook 的日历、日程安排等商务功能，而Outlook则没有Outlook Express的新闻组功能，简单地说，Outlook Express更符合普通用户的需求，而Outlook是商务用户最佳的选择。
本文将首先介绍Outlook Express的技巧，并指出这些技巧是否适用于Outlook ，然后再介绍Outlook独有的技巧。另外，所有的技巧除特别注明，都以最新版本的Outlook 2002和Outlook Express 6为例。
此外，由于修改注册表和改动系统文件有可能产生不可预测的结果，所以在您使用下面介绍的技巧时，如果需要修改注册表或改动系统文件，请尽可能地事先备份您的注册表和系统文件。
Outlook Express 的使用技巧
1.设置
禁止启动画面
Outlook Express在启动时将显示一个启动画面（如图1），漂亮但不实用，如果您不希望再看到这个启动画面，可以去掉它。启动注册表编辑器，依次打开“HKEY_CURRENT_USER\Identities\{92943111-7C67-465E-9C87-DB6C3B744F13}\Software\Microsoft\Outlook Express\5.0”，然后在右边窗口中单击右键选择“新建|DWORD值”，输入名称“nosplash”。双击新建的“nosplash”值，在弹出的对话框中，把“数值数据”改为“1”，并确定存储。重新打开Outlook Express，那讨厌的启动画面就不再出现了，是否感觉打开的速度快多了？
图1 Outlook Express启动画面。
注意，“{92943111-7C67-465E-9C87-DB6C3B744F13}”这个值有可能不同，如果您没有通过Outlook Express的“文件”菜单的“标识”功能建立过新的标识，则Identities下只有这一项，如果建立过新的标识，则您的Outlook Express有几个标识，Identities下就有几项，在下面的技巧中如遇同样的字段将使用“[Identity]”替换。而且即使您使用的是Outlook Express 6.0，在注册表中显示的值依然是5.0。
2.设置
定制启动页面
Outlook Express启动后会显示一个Outlook Express的启动页面，显示收件箱和发件箱的新邮件数等基本上没有什么用处的信息，您可以在页面上选择“启动时直接转到收件箱”来加快收发邮件的速度。此外，您还可以通过编辑注册表定制自己的启动页面。
运行注册表编辑器，依次单击打开“User Key: HKEY_CURRENT_USER\Identities\[Identity]\ Software\Microsoft\Outlook Express\5.0”，然后在右边窗口中的空白区域单击右键，选择“新建|字符串值”，输入名称“FrontPagePath”。双击新建的“FrontPagePath”值，在弹出的对话框中，输入要设置为启动页面的网页地址或者硬盘上的文件路径，确定存储后，打开Outlook Express，您就看到自定义的启动页面了（如图2）。
图2 自定义的启动页面。
在Outlook 中您也可以进行这样的操作，但是要增加注册表值的位置需要改为“: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\\
10.0\Outlook\Today”（注意，在Outlook其他版本中“10.0”要改为相应的版本号），值的名称改为“Url”可以定义启动页为一个网页，如果改为一个DWORD值“Disable”，并设置值为“1”，还可以移掉“Outlook今日”这一项。另外，Outlook允许您在“工具”菜单的“选项”对话框中的“首选参数”选项卡中，通过“电子邮件”选项来选择启动时转到什么位置。
3.设置
禁止自动启动MSN Messenger
有不少用户不使用Outlook Express，是由于每次运行都自动启动MSN Messenger，其实我们可以自己想办法不让它运行的。具体操作步骤是，先运行注册表编辑器，在注册表编辑器中依次单击左边窗口中的条目展开到“HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Outlook Express”，用鼠标右键单击右边的窗口，选择新建一个“DWORD值”，定义值名称为“Hide Messenger”，再双击新建立的值，修改为“2”，单击“确认”按钮退出注册表编辑器。以后，MSN Messenger就不会自动跑出来麻烦您了。
另外，您也可以通过注册表编辑器清空“HKEY_CLASSES_ROOT\CLSID\{FB7199AB-79BF-11d2-8D94-0000F875C541}\LocalServer32”中的内容来解决这一问题。如果在Windows XP中使用Windows Messenger（Windows Messenger和MSN Messenger是两个功能相似但各自独立的软件，适用于不同的操作系统，Windows Messenger只能用于Windows XP上），只需将Windows Messenger更新到最新版本，这样，就可以通过Outlook Express“工具”菜单中的“常规”选项卡中的选项避免Windows Messenger自动启动。
这个问题在Outlook中就相当简单了，只需在“工具”菜单中选择“选项”，然后在“选项”对话框中单击“其他”选项卡，在“即时消息”部分去掉“启用Microsoft Outlook即时消息”复选框的选中状态，然后单击“确定”退出Outlook，以后启动Outlook时，就不会自动运行MSN Messenger了。
4.设置
防止中文文字编码错误
在使用Outlook Express时，可能会发现有时收到的中文邮件为乱码。中文乱码产生的原因可能有很多种，但大部分的情况是由于接收或者发送邮件的客户端软件设置错误造成的。因此，为了避免您收到的邮件或者发出的邮件变成无法阅读的乱码，需要对客户端软件进行设置。
对于已经收到的乱码邮件，您可以在阅读时选择“查看|编码|简体中文”进行阅读。但要避免以后接收的邮件有乱码，您需要在Outlook Express主窗口中，选择“工具|选项”菜单项，从弹出的选项设置对话框中，单击“阅读”选项卡，再单击“字体”按钮，选择“简体中文（GB2312）”并把它设置为默认值（如图3），设置好后按“确定”按钮回到“阅读”对话框；单击“国际设置”按钮，选中“为接收的所有邮件使用默认的编码”，确定退出。以后您阅读中文邮件时就不会有乱码了。
图3 设置“简体中文”为默认值。
另外，为了避免发送的邮件有乱码，您还需要转到“发送”选项卡，单击“国际设置”按钮确认已经选择了“简体中文（GB2312）”为默认值发送编码。
在Outlook中，编码处理得比较好，所以一般都不会出现什么问题，但如果您的Outlook还是有问题，可以选择“工具”菜单中的“选项”，进入选项设置对话框中，选择“邮件格式”选项卡，单击“国际选项”按钮，在弹出的对话框中选中“自动选择待发邮件的编码”复选框，让Outlook决定应该使用什么编码发送，也可以不选择该复选框，而在下面的下拉菜单上选择“简体中文（GB2312）”。
5.应用
用“规则”来管理邮件
Outlook 和Outlook Express都支持一种名为“规则”的功能，能够在邮件到达时按照用户定义的规则将邮件移动到适当目录或者自动进行其他操作，可用于处理垃圾邮件和设置一些自动化的操作。
建立规则最简单的方法就是，打开一个您认为需要添加规则的邮件，然后在“邮件”菜单中选择“从邮件创建规则”（Outlook中是选择“动作”菜单中的“创建规则”），好处是当您选择规则的条件时，软件将自动按照当前邮件帮您进行设置。在弹出的“新建邮件规则”对话框中，在“选择规则条件”一栏中选中要使用的条件，然后再从“选择规则操作”一栏中选择要对符合条件的邮件进行什么操作，最后在“规则描述”中查看还有没有需要更改的地方（如图4），可自定义的部分将以蓝色的链接显示，单击链接就可以更改（在Outlook中将根据创建规则向导一步一步设置条件、操作）。
图4 新建邮件规则。
如果不从邮件开始创建规则，您还可以通过点击Outlook Express的“工具|规则”菜单选项来选择要创建的规则，在Outlook中可以从“工具”菜单中选择“规则向导”开始创建。
6.应用
将邮件地址自动添加到通讯簿
打开收到的邮件时，您可以用鼠标右键单击发信人名称，然后单击快捷菜单中的“添加到通讯簿”命令，将发信人地址添加到通讯簿（该操作等同于在“工具”菜单中选择“将发件人添加到通讯簿”）。对于回复邮件的收件人，您可以通过Outlook Express“工具”菜单上的“选项”命令，打开“发送”选项卡，选中其中的“自动将我的回复对象添加到通讯簿”选项（如图5），此后所有在通讯簿中没有记录的回复邮件的收件人地址，将被自动加到通讯薄中。
图5 将回复的邮件地址自动添加到通讯簿。
使用Outlook时您将无法自动添加邮件地址，只能在打开邮件或者预览时，在预览栏的顶端，用鼠标右键单击发信人名称，然后选择快捷菜单中的命令来完成。
7.应用
收发Hotmail的邮件
Outlook Express和 Outlook可以收发Hotmail的邮件，而且不只是Hotmail，其他如MSN等支持 DAV 协议的 HTTP 邮件账户，都可以使用Outlook或者Outlook Express来收发邮件。
具体使用非常简单，首先是设置账户，下面以Outlook为例简单介绍一下。打开Outlook并在“工具”菜单上单击“电子邮件账户”，选择“添加新电子邮件账户”（Outlook Express则在“工具”菜单上单击“账户”，选择“邮件”选项卡并单击“添加”按钮选择“邮件”），然后输入要显示的名称并单击“下一步”。 输入所使用的电子邮件到下一步，添加新电子邮件账户向导将让您选择接收邮件的方式，在下拉菜单中选择“HTTP”，此时接收方式选项的下面会多出一个选择账户所用的电子邮件服务器的下拉菜单，从里面选择Hotmail或者MSN，此时添加新电子邮件账户向导将自动为您填写好邮件服务器输入框中的内容，再单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，键入用户名和密码。通过选中“记住密码”复选框可让Outlook 记住密码，这意味着在每次访问该账户时不必再键入密码，这样在使用Hotmail这类经常需要同步的邮箱时比较方便，不过同时也意味着该账户很容易受到使用您计算机的其他攻击。
注意，上面介绍的方法是在还没有设置过用户的Outlook上设置的步骤。如果已经存在其他邮件账户，设置的步骤就有些不同，即在选择“添加新电子邮件账户”后，选择“服务器类型”，选择“HTTP”后的下一步是要求输入用户的名称、邮件地址、用户名、密码，然后从下拉菜单中选择HTTP邮件服务商，可选择Hotmail或者MSN，选择后向导将自动为您填写好邮件服务器输入框中的内容，再单击“下一步”按钮即可完成设置。
设置完毕后，在您的Outlook窗口左边的“文件夹”列表框中，会多出一个“Hotmail”文件夹，如果是Outlook Express，文件夹上会有一个MSN图标。单击该文件夹，会弹出一个显示“此账号目前没有任何可显示的文件夹。要现在查看可用文件夹的列表吗？”的对话框，单击“是”，Outlook就开始从您的Hotmail账户中下载所有可用的文件夹及文件夹中的邮件。当下载完成后，Outlook 的“文件夹”列表框中的“Hotmail”文件夹下会多出几个收件箱、发件箱等子文件夹（如图6）。
图6 “Hotmail”文件夹。
现在您已经可以在Outlook上接收、阅读Hotmail的邮件了，但在发送邮件时，如果您的Outlook中设置了多个账户，还要在发信人地址下拉列表中选择您的Hotmail邮箱地址，Outlook才会使用它作为发件人地址。
8.应用
密件抄送功能
很多人希望在将一封邮件发送给多个收件人时，他们互相看不到其他收件人的电子邮件地址。实际上Outlook Express和Outlook都支持该功能，通过点击“密件抄送”按钮就可以实现。在Outlook Express和Outlook中写邮件时，单击“收件人”或者“抄送”按钮，打开“选择姓名”对话框，您就可以看见“密件抄送”按钮了。此外，在Outlook中您还可以从“视图”菜单中选择“密件抄送”，使写邮件的窗口中显示一个“密件抄送”按钮。在Outlook Express中，从“查看”菜单中选择“所有文件标头”就能看到“密件抄送”按钮。
9.应用
拆分大容量邮件
在Outlook Express中内置分割功能来实现拆分大容量邮件，具体操作方法是，在邮件收发界面中，单击“工具|账户”菜单选项，然后选择“属性”，在“属性”对话框中选择“高级”选项卡，选择“发送”下的拆分邮件并输入拆分的最小单位（如图7），这样就可以实现在发送大容量信件时分割发送的功能。
图7 拆分大容量邮件。
在接收被拆分的大容量邮件时，Outlook Express将自动把它们合并起来。另外，Outlook Express还提供了手工合并的方法，在邮箱中将分割后的几个邮件全部选中后，再选择“邮件”菜单中的“组合并解码”，Outlook Express将对邮件进行合并解码，成功后它会显示在独立的窗口中，若要保存合并后的邮件，则单击“文件”菜单，然后选择“另存为”即可。
10.应用
跟踪邮件
在Outlook Express收到的邮件或新闻组中，您可以跟踪一个您特别感兴趣的对话或者一次讨论过程中的邮件。在收件箱中选定要跟踪对话所在的邮件，然后在“邮件”菜单中单击“跟踪对话”，Outlook Express会自动建议您打开邮件列表中的“跟踪/忽略”列，与所跟踪对话相关的所有邮件旁都会显示跟踪图标。
另外，如果您感觉光是多了个图标还不足以帮助您将这些邮件同其他邮件区分开来，还可以自定义被跟踪邮件的颜色，以使它们更突出。设置的方法是，在“工具”菜单中单击“选项”，然后在“阅读”选项卡中，从“突出显示被跟踪的邮件”行后面的下拉菜单中选择。
对于发送的邮件，您可以通过回执功能跟踪收件人是否已经收到该邮件，从而准确高效地将邮件发送给收件人。其具体的实现步骤是，首先在Outlook Express中选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“回执”选项卡，选中“对所有发送的邮件都要求提供阅读回执”（如图8），这样，以后您的朋友收到您的邮件时，只要他使用的电子邮件客户端软件支持回执功能，您就会收到一个对方已经阅读的回执。当然，是否提供回执控制权在对方手中，正如您在“回执”选项卡上所看到的，您也可以定义Outlook Express是否在阅读邮件时“总是发送响应”、“从不发送响应”和“询问后发送响应”发送人要求的回执。
图8 通过回执跟踪邮件。
在Outlook中您不能够使用Outlook Express的跟踪对话功能，但回执功能是支持的，只是设置的位置不同，您需要在“工具”菜单中选择“选项”，然后按“电子邮件选项”按钮，再按“跟踪选项”按钮进行设置。
11.应用
将邮件及其回复组合在一起
当有很多人加入到邮件和新闻对话中时，要找到对特定邮件的回复是很困难的。您可以将Outlook Express设置为使邮件的回复组合于原始邮件之下，然后您可以选择只查看原始邮件，或原始邮件及对它的所有回复。
设置的方法是，在“收件箱”或新闻组中，单击“查看”菜单并指向“当前视图”，然后选定“按对话分组邮件”（如图9）。要展开所有邮件的对话，请单击“工具|选项”，单击“阅读”选项卡，然后选中“自动展开组合邮件”复选框，这样原始邮件将和回复邮件组合在一起。阅读时您可以双击邮件边上的减号“-”或加号“ ”来控制只显示原始邮件还是显示所有邮件。
图9 按对话分组邮件。
在Outlook中没有该选项，但您可以通过自定义当前视图功能达到类似的目的，具体可参考后面Outlook技巧中的相关内容。
12.应用
安全邮件
Outlook Express与Outlook 可以很好地支持安全邮件的接收和发送。使用安全邮件，当您发送邮件时，可使用数字证书对邮件进行数字签名，数字签名除了能让您确认邮件的真实性即邮件确实来自某发件人、且在传输过程中未被篡改过以外，还能够对邮件进行加密，当邮件发送到收件方，将可以确保只有拥有相对应的私人密钥的收件人才能够阅读邮件，从而保证了邮件不会被第三者所阅读。下面将详细介绍Outlook Express中的安全邮件收发功能。
首先，要使用安全邮件技术的用户需要为自己申请一个数字证书，目前网上有许多证书发行机构，在微软推荐的第三方的权威证书发行机构中，VeriSign是最有名的，它在国内也有代理商（www.itrus.com.cn），可以为您提供60天免费测试的服务，也有另外的免费服务（www.thawte.com）。获得数字证书后，点击Outlook Express的“工具”菜单，从中选择“账户”，在弹出的“Internet账户”窗口中选择“邮件”选项卡，选择需要设置数字证书的电子邮件地址后点击“属性”按钮，在弹出的邮件属性对话框中点击“安全”选项卡，分别单击“签署证书”与“加密首选项”中的“选择”按钮，在可选证书中选择准备用于该电子邮件地址的数字证书。
设置好数字证书之后，就可以使用Outlook Express接收和发送安全邮件了。如果希望您的联系人能够给您发送加密邮件，那么用户需要将自己的数字证书发送给联系人，主要是其公开密钥部分。这可以通过给联系人发送一个使用了数字签名的电子邮件实现，当联系人使用Outlook Express或者其他支持安全邮件的客户端软件收到使用数字签名的邮件时，会自动将对方的数字证书增加到证书管理器中，然后当用户向该证书所标识的电子邮件地址发送加密邮件时，使用该证书的公共密钥加密邮件内容。同样的道理，如果希望向联系人发送加密邮件，那么用户也需要有联系人的数字证书。
发送数字签名邮件的用户，只需在设置好数字证书以后，在创建邮件时点击上方工具栏上的签名图标，或者点击Outlook Express的“工具|选项”，在选项设置中单击“安全”选项卡设置数字证名时，选中“在所有待发邮件中添加数字签名”选项，使所有发出的电子邮件中都使用数字签名。
当Outlook Express阅读一封安全邮件时，Outlook Express将首先显示安全邮件帮助页面（如图10），一个安全邮件可能出现的任何问题都在该页面上做出了详细描述，如果该安全邮件存在问题，信息之中可能出现“安全警告”之类的字样，告知用户该邮件已被篡改或并非来自真正的发件人。
图10 安全邮件帮助页面。
用鼠标右键单击邮件，选择“属性”，在邮件的属性窗口中的“安全”选项卡下，可查看发件人签署数字签名时所使用的数字证书所对应的电子邮件地址，以及证书的状态、加密时所使用的数字证书、加密的算法等相关信息。而读取加密邮件的用户将需要使用与加密邮件所使用的公共密钥相对应的私人密钥对邮件进行解密，所以，用户需要使用已经安装并设置好数字证书的计算机阅读加密邮件。此时，如果Outlook Express中已经存在该私人密钥，将自动弹出对话窗口提示，用户只需点击“确认”即可阅读邮件。
在Outlook 中，安全邮件的使用方法与Outlook Express没有太大的差异，惟一不同的是Outlook 有关的设置需要通过“工具|选项”命令，在选项对话框的“安全”选项卡中进行设置。
13.安全与管理
打开被禁止存取的附件
收到的附件不能够存取，只看到文件名称，但文件名称是灰色的，不能够访问。这可能是最近Outlook Express遇到最多的问题，很多用户都在抱怨安装Internet Explorer 6.0浏览器的SP1修复软件后就出现这个问题，其实，原因很简单，只是因为SP1修复包改动了您的安全设置。
要解决这一问题非常简单，您只需要通过“工具”菜单的“选项”对话框中的“安全”选项卡，去掉被选中的“不允许保存或打开可能有病毒的附件”复选框，然后单击“确认”关闭对话框，关掉Outlook Express并重新打开，原来不能够访问的附件就都可以正常访问了。
14.安全与管理
设置与破解密码
如果在多人使用的计算机上用 Outlook Express，最好还是每人建立一个标识，各自设置自己的密码会比较方便，使用时只要切换到自己的标识，就不会受其他账户的影响，也避免了其他人用您的邮箱给别人发信。
不论是增加标识还是设置密码，都可以通过单击“文件|标识”，选择“管理标识”来实现。如果要设置密码，可以在新建标识时选中“需要密码”复选框（如图11）。如果是为已经建立好的标识设置密码，可单击该标识，并单击“属性”按钮，再选中“需要密码”复选框，然后在弹出的“输入密码”对话框中输入并确认自己要设置的密码就可以了。
图11 设置密码。
密码设置好后，单击“文件”菜单，选择“切换标识”，在“切换标识”对话框中单击“注销标识”按钮，则以后每次使用该标识时都需要输入密码。
如果不小心把Outlook Express标识的密码忘记了怎么办？当您使用Windows 98/Me时，只要一个小技巧就可以帮您打开自己忘记密码的邮件。在“控制面板”中双击“用户”图标，如果系统还没有允许多用户，就通过“允许多用户设置”向导进行设置，添加一个新用户。如果系统内原来就允许了多用户，可以直接添加一个新用户。然后注销当前用户，使用另外的用户登录。再打开Outlook Express看看，这时所有的密码设置都报废了。
不必奇怪为什么Outlook Express的标识功能如此不安全，要想让您的Outlook Express真正做到只有您自己才能够阅读，惟一的办法是使用Windows XP这类基于WinNT内核的操作系统并使用NTFS分区格式，然后将Outlook Express数据文件所在目录通过鼠标右键选择“属性”并单击“高级”按钮，在“高级属性”对话框中选择将数据加密，否则即使标识能够帮助您保护账户，也无法保护您的数据文件不被读取。
在Outlook 中要保护账户的安全比较容易，您可以通过“工具”菜单的“选项”命令打开“选项”对话框，选择“邮件设置”选项卡并单击“数据文件”按钮，在“Outlook 数据文件”对话框中选中您自己的账户所使用的数据文件，然后单击旁边的“更改”按钮，就可以指定访问该数据文件对应的账户所需要使用的密码和将数据加密。
15.安全与管理
改变数据文件的位置
默认情况下，Outlook Express邮件的保存位置是“Application Data”目录，该目录在Windows 98/Me等系统下位于Windows目录，在Windows XP等系统下位于“Documents and Settings”目录。很明显，在重装系统时这两个目录都会受影响。要移动它的位置，您首先在Outlook Express中单击“工具|选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“维护”选项卡，单击“存储文件夹”按钮，在弹出的“存储位置”窗口中找到并记住邮件存放的具体位置（如图12）。关闭Outlook Express，然后将该目录拷贝到您希望放置的目录，再进入Outlook Express，在刚才查看“存储位置”的窗口单击“更改”按钮，指定存储位置到您指定的目录，单击“确定”按钮即可完成改变邮件存放位置的工作。
图12 寻找邮件存放的具体位置。
在以后需要重装系统时，您就不需要备份邮件了，装完系统后再次进入刚才改变目录的选项更改“存储位置”到您指定的目录就可以了。
除了邮件，通讯簿也是Outlook Express中一个需要备份的关键。Outlook Express的通讯簿文件保存在“Application Data”目录下的“Microsoft”目录的“Address Book”中，上面您已经找到了“Application Data”目录的位置，现在找出“Address Book”目录将它拷贝到您想放置的地方即可。
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ WAB\WAB4\Wab File Name”，然后在右边窗口中双击“（默认）”值，在弹出的对话框中，输入您自定义的目录途径，确定存储即可。同样，重新安装操作系统后，再次按照上述步骤修改注册表恢复。
在Outlook中改变数据文件存放位置的方法与Outlook Express的差异比较大，将在Outlook技巧中另外介绍。
16.安全与管理
备份、恢复数据与设置
通过改变Outlook Express数据文件的位置，已经很清楚Outlook Express将邮件和通讯簿存放在什么位置，要备份就很简单了。如果您只需要备份单个邮件，选中该邮件，然后选择Outlook Express“文件”菜单上的“另存为”命令存储成一个“eml”文件即可（选中邮件直接用鼠标拖到文件目录中也可以）。另外，Outlook Express的账户设置在注册表中，不能改变位置，所以这里有必要再说明一下如何备份邮件账户的设置。
要备份账户信息，您可以在“工具”菜单上选择“账户”，然后在“账户”对话框中选择“邮件”选项卡，选中您的邮件账户，再单击旁边的“导出”按钮将账户信息导出成为一个“iaf”文件，在需要恢复时可通过“导入”按钮恢复。另外，您也可以通过导出注册表中的“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Internet Account Manager\Accounts”的内容来备份。
此外，如果您更喜欢通过第三方软件来解决问题，可以使用www.genie-soft.com上的 Outlook Express Backup 软件，这是一个专为Outlook Express 所设计的备份工具。它可以将您的 Outlook Express 中所有邮箱、通讯簿、邮件规则及新闻群组备份起来，还能够将Internet Explorer 浏览器的书签进行备份，备份的资料甚至还可以储存成一个自解压的“exe”可运行程序，在恢复时只需要直接执行即可选择您要恢复的数据。
有关在Outlook中备份和恢复数据文件与设置的方法与Outlook Express的差异比较大，将在Outlook 技巧中另外介绍。
17.安全与管理
禁止邮件中自动弹出的窗口
一些垃圾邮件或者病毒邮件会通过自动弹出的窗口来调用互联网上的其他网页，为了安全，我们有必要禁止它们这样做。一般自动开启浏览器的邮件是使用了JavaScript的功能，所以，如果禁止JavaScript的运行就可以实现您的要求，如果能同时禁止其他脚本的运行，更可以达到预防大部分邮件病毒的目的。
首先，在Outlook Express中单击“工具｜选项”，选择“安全”选项卡，在“选择要使用的Internet Explorer安全区域”中选中“受限站点区域”（如图13），单击“确定”完成Outlook Express的设置。
图13 设置禁止邮件中自动弹出窗口。
再点击“开始|设置|控制面板”，双击“Internet”，选择“安全”选项卡，单击“请为不同区域的WEB内容指定安全设置”中的“受限站点”，点击“该区域的安全级别”中的“自定义级别”，在“重置自定义设置”中的“重置为”下拉菜单选择“安全级-高”，单击“重置”，然后把“标记为可安全执行脚本的ActiveX执行脚本”设置为“禁止”，单击“确认”，完成整个设置。现在没有什么脚本能够给您带来麻烦了。
在Outlook 中该技巧同样适用，但在Outlook 上的安全设置方法稍有不同，设置安全区域的选项位于“安全”选项卡的“安全内容”当中。
18.设置
最小化在系统托盘上
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences”，然后在窗口右边空白区域单击鼠标右键，选择“新建|DWORD值”，输入名称“MinToTray”。双击新建的“MinToTray”值，在弹出的对话框中，把“数值数据”改为“1”（如图14），并确定存储。重新打开Outlook，选择最小化时它将以图标方式显示在系统托盘上。但需要记住，这种方法只可以在Office XP中的Outlook 2002上实现。
图14 将Outlook最小化在系统托盘上。
19.设置
个性化收件箱和其他视图
在Outlook中您可以通过“组织”功能对收件箱进行个性化设置，您可以通过给电子邮件着色，让不同发送人的邮件以不同的颜色显示，这样您就能很方便地知道有没有重要的邮件和收到的邮件都是来自哪些人。此外，您还可以轻松修改收件箱的视图，设置电子邮件的字体和颜色。甚至还可以通过自定义的方式增加收件箱的显示资料字段，例如增加一个邮件年龄的字段来方便自己整理收件箱时知道哪些邮件已经可以删除（如图15）。
图15 个性化收件箱视图。
如果您想给电子邮件着色，可以选择“工具”菜单上的“组织”功能，在当前窗口内激活组织所在Outlook文件夹的窗格。例如您先单击进入“收件箱”，然后选择“组织”，将显示“组织收件箱”窗格。单击“使用颜色”链接，您可以指定对特定的“发件人”或者“收件人”应该用什么颜色来显示其邮件。
如果您想要修改收件箱的视图，例如设置显示邮件的字体，可以进入“收件箱”，然后选择“视图|当前视图|自定义当前视图”，在出现的“查看摘要”对话框中，单击“自动设置格式”按钮，显示“自动设置格式”对话框，再单击“添加|条件”，显示“过滤器”对话框，在“高级”选项卡中选择“字段|日期/时间|接收时间”，在“条件”列表中，选择“昨天|添加到列表”，然后单击“确定”以关闭“过滤器”对话框，返回到“自动设置格式”对话框，再单击“字体”，选择您的字体首选项，然后单击“确定”按钮，在“名称”框中，键入适当的名称后单击“确定”，名称将作为“当前视图”列表中的一个选项显示。设置后，“收件箱”中头一天收到的电子邮件就会按照您的设置显示。另外，您可以通过上面的步骤分别为当天和其他的邮件指定显示的方式。
下面，我们将在Outlook的收件箱中添加一个显示邮件年龄的字段。在“收件箱”中用鼠标右键单击列标题栏，并选择快捷菜单上的“字段选择器”，在“字段选择器”窗口中单击“新建”，在“新建字段”对话框的“类型”列表中，单击“公式”，然后在“公式”框中，键入“DateDiff("h",[接收时间],Now())”。在“名称”字段中输入此公式的名称，比如“邮件龄期”，然后单击“确定”按钮。
此时，将回到“字段选择器”窗口中，并且在列表中显示着您刚才定义的字段“邮件龄期”。用鼠标把该字段拖到列标题栏，将其放在“接收时间”和“主题”之间，然后用鼠标右键单击列标题栏，选择“设置列格式”。在“设置列格式”对话框中，“邮件龄期”字段在“可用字段”列表中（如图16），单击“邮件龄期”并且在“公式”框中输入“：DateDiff("d",[接收时间],Now()) & " 天( " & DateDiff("h",[接收时间],Now()) & "小时)"”，单击“确定”按钮，您就可以看到“收件箱”中的每一封邮件都会显示出各自的年龄了。
图16 设置邮件龄期。
20.应用
撤回或更换已发出的邮件
长期使用电子邮件，难免有发错邮件的时候。如果您正在使用Outlook，可以试一下将邮件追回或者使用正确的邮件更换。这一功能有几条重要的限制条件，首先对方所用的邮件服务器必须使用Exchange服务器系统，另外，收件人也必须使用Outlook并且您发出的邮件还没有被阅读。尽管有这么多限制，但它的确有效，而且除此以外，您也没有其他方法可以撤回错误的邮件。
为了撤回或更换已发出的邮件，您需要到“已发送的邮件”文件夹中打开该邮件。在邮件窗口中，选择“动作”菜单中的“撤回该邮件”。接下来，根据您的需要在弹出的对话框中选择“删除该邮件的未读副本”或者“删除未读副本并用新邮件替换”（如图17）。如果您选择用新邮件替换，选“确定”后将出现写新邮件的窗口。为了了解删除或替换操作是否顺利完成，您还应该把“告诉我对每个收件人的撤回操作是成功还是失败”的复选框选上。
图17 撤回已发出的邮件。
21.安全与管理
改变数据文件的位置
要转移Outlook数据文件的位置以便在重装系统时恢复，可以先在Outlook的“工具”菜单上选择“选项”，在“选项”对话框中选择“邮件设置”选项卡，单击“数据文件”按钮查看并记住Outlook的数据文件存放的位置（如图18）。然后在Outlook关闭的情况下将PST数据文件移到您想放置的地方。
图18 查找数据文件存放的位置。
再次启动Outlook，您会看到Outlook弹出一条信息，告诉您无法找到PST文件。选择“确定”后它会出现一个“创建／打开”的对话框，这时您就可以浏览并选中您刚才转移过的PST文件。选择后，Outlook再次报告一个错误，然后在您确认后关闭。再一次打开Outlook，您就会发现它已经恢复正常，并且查看数据文件位置时已经是您指定的位置了。在需要恢复的时候可以先设置或恢复邮件账户，然后再将数据文件设定到指定位置就可以了。
要改变通讯簿的位置比较容易，您只需进入“工具”菜单的“电子邮件账户”对话框，选择“目录”部分的“查看或更改现有目录或通讯簿”，进入下一步，您会看到一个显示当前通讯簿的文字框，选择要移动的通讯簿并单击旁边的“更改”按钮，您就可以浏览并选择自己的通讯簿文件了，在需要恢复时只需要进来重新设置一下就可以了。如果单击“更改”按钮显示的不是通讯簿文件的路径，而是一个“Outlook通讯簿”的对话框，那么您的电子邮件是保存在Outlook数据库文件中的“联系人”上的，而不是一个单独的通讯簿文件，不需要另外处理。
22.安全与管理
备份、恢复数据与设置
通过上面改变Outlook数据文件的位置，您已经清楚数据文件存放的位置，可以将文件拷贝过来进行备份，但是建议您在备份的时候，将“PST”数据文件所在目录的所有文件都进行备份，因为里面还有许多文件是用于记录您在Outlook中的自定义设置的。需要恢复时您可以将文件拷贝回去，如果是要恢复到另外一台机器上，可以通过Outlook“文件”菜单上的“导人与导出”功能进行。
另外，通讯簿方面，通过上面改变Outlook数据文件的位置，您可以知道您使用的是有独立文件的个人通讯簿还是Outlook的联系人通讯簿，如果是个人通讯簿，您可以拷贝通讯簿的文件进行备份；如果是“联系人”，您可以通过选中Outlook的“联系人”，然后选择“文件”菜单的“导人和导出”来导出成为一个“PST”数据文件。
不过需要注意，如果使用“PST”数据文件恢复“联系人”，恢复时还需要在“Outlook通讯簿”的对话框中将原有的通讯簿删除，恢复后再用鼠标右键点击Outlook窗口中的“联系人”，选择属性，转到“Outlook通讯簿”选项卡，选中“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”的复选框（如图19），否则虽然您还可以使用通讯簿，但每次打开通讯簿，Outlook都会报告一个错误。
图19 恢复“联系人”。
至于电子邮件账户，在Outlook中，您无法使用Outlook Express的方法将其导出成备份文件，但您可以通过注册表来实现。运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook”，单击条目的名称“Outlook”，然后选择“注册表”菜单中的“导出注册表选项”，将该条目下的所有内容存为一个“.reg”文件。在需要的时候您可以通过双击该文件导入注册表，恢复您在Outlook中的电子邮件账户设置。
注意，上面的方法适用于Windows 98/Me操作系统。如果您使用的是Windows XP之类以Windows NT为核心的操作系统的话，那么您应该导出注册表中“HKEY_ CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook”的内容。
另外，如果您喜欢用第三方软件解决问题，www.genie-soft.com也有一个 Outlook Backup 软件，专为 Outlook 备份而设计。还有，微软也提供了一个插件，让您备份“PST”数据文件，该文件的下载地址和说明位于“http://office.microsoft.com/china/downloads/2002/pfbackup.aspx”，这是一个适用于Outlook 2002/2000 的加载项，可以备份所有“PST”数据文件。但是需要注意，使用中文操作系统配合英语版 Office 的用户，将不能使用该插件。
23.安全与管理
打开被禁止存取的附件
在使用Outlook 的过程中，您会发现，一些附件无法被存取，软件会显示“Outlook禁止存取下列可能不安全的文件：（附件名称）”。这是因为您邮件中附件扩展名属于Outlook 安全管制列表内的种类，例如.com、.exe、.bat、.vbs，Outlook 为防止病毒感染，因而禁止您存取此类附件。但实际上，附件已经在您的机器上，只是Outlook不允许您存取。
如果确认附件是安全的，您可以依您的需要将安全管制列表进行调整。最方便的方法是，下载并安装“http://www.microsoft.com/taiwan/support/content/7240-4.zip”这个ZIP文件。安装后，在Outlook“工具”菜单中打开“选项”对话框，就会发现多出了一个“Attachment Security Options”选项卡（如图20），在该选项卡中您可以方便地把您想存取的扩展名由管制列表中移出。确定后关闭并重新启动Outlook，您就可以看见要存取的文件了。
图20 调整安全管制列表。
当然，不想或者没有下载文件的条件，那么您可以通过编辑注册表来实现。运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Security”，然后在窗口右边空白区域单击鼠标右键，选择“新建|字符串值”，输入名称“Level1Remove”。双击新建的“Level1Remove”值，在弹出的对话框中，输入要允许存取的文件类型扩展名，如果需要允许多种文件类型，可输入多个扩展名，两个扩展名之间以分号分割，确定存储，打开Outlook，您需要的附件就可以存取了。
24.安全与管理
用纯文本方式阅读邮件
如果您已经将所使用的Office XP 更新到 SP1或者 SP2，那么您可以使用Outlook新增加的一个功能，那就是将所有没有使用数字签名确认安全的邮件都使用纯文本方式阅读。这样，即使有人给您发一个带病毒的HTML邮件也对您无害了。
在“工具”菜单“选项”对话框的“其他”选项卡中单击“高级选项”按钮，然后在高级选项中单击“Com加载项”按钮，添加“http://ntbugtraq.ntadvice.com/download/Nohtml.zip”的禁止HTML邮件安全插件（如图21）。您可以选择以插件方式实现还是以下面将介绍的修改注册表方式实现。
图21 添加加载项。
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Outlook\Options\Mail”，然后在窗口中右边空白区域单击鼠标右键，选择“新建|DWORD值”，输入名称“ReadAsPlain”。双击新建的“ReadAsPlain”值，在弹出的对话框中输入“1”，确定存储后，Outlook用户将以纯文本方式阅读HTML邮件了。
25.安全与管理
改变打开附件时的缓存目录
当您在Outlook中打开一个附件，它默认被存放在一个目录中，不少Outlook的病毒利用的就是这一点，因为这个目录是固定的。要避免可能发生的危险，您可以改变默认缓存目录的位置。
运行注册编辑器，依次单击打开“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Outlook\Security”（注意在Outlook其他版本也可以使用该技巧，但当中的“10.0”应该改为相应的版本号），然后，在窗口右边的空白区域上单击鼠标右键，选择“新建|字符串值”，并输入名称“OutlookSecureTempFolder”。双击新建的“OutlookSecureTempFolder”值，在弹出的对话框中输入要存放的路径，确定存储后，再次打开Outlook即可生效。
26.安全与管理
修复PST文件和OST文件
如果您使用Outlook时，遇到“不能展开文件夹”、“不能打开文件夹集”、“在文件Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst 中可能检测到错误”之类的提示，那么您的PST数据文件可能已经损坏。此时，Outlook 中包含的一个工具可以修复这些文件，而不用急于使用备份副本恢复。该工具为收件箱修复工具，是在您安装 Outlook 时安装到硬盘上的。
首先，您需要关闭Outlook，然后在硬盘上搜索一个名为“scanpst.exe”的文件，该文件应该位于“drive:\Program Files\Common Files\System\Mapi\”的目录下，但是具体的子目录名称由于在不同的系统有不同的定义，所以您还是应该搜索一下。
找到后运行该程序，在“输入所要扫描的文件名”框中，输入错误信息中给出的路径和文件名。如果您希望使用“浏览”按钮找到该文件，那么还需要先通过“开始|设置”中的“文件夹选项”设置显示隐藏文件。设置好要修复的文件后，单击“开始”扫描文件（如图22），扫描完成后选择“修复前先备份将被扫描的文件”复选框并单击“修复”。如果文件修复成功，您将看到“修复完毕”的信息。如果收件箱修复工具不能修复该文件，则需要使用文件的备份。
如果错误提示显示的是一个“OST”文件错误，那么您也可以使用您安装 Outlook 时安装到硬盘上的OST 集成工具修复，“OST”文件只是脱机文件夹的数据文件，问题不太大。有时候您也许能打开脱机文件夹，但却一直有同步错误信息。这种现象会发生在单个电子邮件损坏，而同步处理无法纠正的情况下。您可使用OST 集成工具修复受损的邮件或移走这些邮件，从而可以成功地实现同步。如果该工具不能彻底解决问题，您还可以禁用该“OST”文件并新建一个“OST”文件。
OST 集成工具是一个名叫“scanost.exe”的程序，运行该程序，单击“扫描所有文件夹”或“选择要扫描的文件夹”。如果单击“扫描所有文件夹”，则扫描过程可能需要花几分钟的时间。选择“修复错误”复选框，单击“开始扫描”。扫描和修复过程中执行的操作详情作为邮件保存在Outlook“已删除的邮件”文件夹中，其主题为“OST 完整性检查”。
图22 扫描文件。
如果OST 集成工具无法修复，您还可禁用它并新建一个文件。在Outlook“工具”菜单上，单击“电子邮件账户”，单击“查看或更改现有电子邮件账户”，然后单击“下一步”。在列表中，单击“Microsoft Exchange Server”，然后单击“更改”。单击“其他设置”并选择“高级”选项卡，然后单击“脱机文件夹配置”。单击“禁止使用脱机功能”，在“文件”框中，输入您要用作新的“OST”文件的路径。默认的文件名为outlook.ost。如果该文件名已存在，系统会提示您输入一个新文件名。
下一篇：怎么关闭XP中的zip功能？
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